Esta es una pregunta recurrente para todos aquellos que dirigen empresa, son emprendedores o están trabajando en una nueva idea, tan común que en Savne SAS nos preguntamos a diario:
¿Qué nuevos procesos debemos comenzar a sistematizar y en que grado?
Debemos empezar por reconocer que no es una pregunta fácil y que la respuesta dependerá del análisis que hagas del proceso.
Las preguntas iniciales que nos debemos hacer son:
- ¿Es un proceso en constante crecimiento?
- ¿Es un proceso importante?
- ¿Es un proceso repetitivo?
- ¿Un fallo en este proceso genera grandes problemas?
- ¿Cada vez debes agregar más personal para cumplir con tiempos?
- ¿Requiere reprocesamiento de información?
Si respondiste sí a la mayoría, es momento de sistematizar, siguiendo los siguientes pasos:
1. Identifica el tipo proceso al que corresponde el proceso a sistematizar
Debemos clasificar nuestro proceso en uno de estos tres tipos:
- Procesos de la empresa.
- Procesos del sector.
- Procesos estándar.
Si el proceso a sistematizar se encuentra en la línea de Procesos de la empresa significa que esta prácticamente en el corazón de tu negocio, y son estos procesos los que te darán la ventaja o desventaja sobre tu competencia, por eso requieren de un alto nivel de INNOVACIÓN. Para ellos se recomienda usar soluciones de software a la medida, bajo la premisa que el software se adaptara a tus procesos y no tu al software.
La sistematización de estos procesos te daran ventajas sobre tu competencia como:
- Mayor velocidad de respuesta.
- Menor riesgo de error.
- Evitar tareas repetitivas y tediosas.
- Servicio especializado.
- Enfocar tus recursos en el área comercial, de calidad e innovación.
En Savne SAS te asignamos un jefe de proyectos el cual te hará la planeación y gestión de tu proyecto para cumplir con lo esperado.
Si el proceso que quieres sistematizar se encuentra dentro de los procesos del sector o procesos estándar, lo más probable es que en el mercado ya existan soluciones de software lo cual tiene tanto ventajas como desventajas.
Ventajas:
- Es software listo para usar, que en la mayoría de casos requiere de poco tiempo para su implementación.
- Te adaptaras a procesos que ya han sido probados en otras empresas, lo cual hará que mejores tus propios procesos.
- Normalmente se actualizan de forma periódica.
Desventajas:
- Te adaptaras a procesos diseñados para funcionar en múltiples empresas, esto puede provocar que tus procesos se vuelvan menos ágiles y que TU empresa deba adaptarse a la forma en que las otras empresas trabajan.
- Es probable que no puedas solicitar modificaciones de lógica o nuevos módulos, por lo que deberás buscar nuevas formas para lograr lo que deseas.
- Asegúrate de que en caso de abandonar el software podrás descargar tu información.
- Pregunta en caso de que la empresa cierre ¿qué pasara con el sistema?
2. Define tu presupuesto
Debes tener claro que la sistematización es una inversión y no un gasto, normalmente el retorno de tu inversión se refleja en la reducción de costos a corto o mediano plazo y en el crecimiento de tu empresa, al estar más organizada y enfocar tus recursos a procesos más importantes.
Sin embargo, esto no lo hace el sistema por si solo, es una mezcla entre un buen sistema, un buen uso del mismo y un modelo de negocio bien definido. Aquí un caso de éxito:
- Nuestro cliente un e-commerce importante en el país comenzó a facturar electrónicamente, para ello debió asignar una persona para transcribir a su sistema contable los pedidos realizados en su e-commerce, con el tiempo esta tarea absorbió por completo al primer empleado y debieron agregar dos personas más a tiempo completo y fines de semana. Al darse cuenta que el proceso se les salia de las manos decidieron invertir con Savne SAS en una solución a la medida de APIS inteligente. Logramos que solo se necesitara una persona para controlar el doble de facturación y los dos nuevos empleados se reasignaran a tareas de servicio al cliente y venta recuperando su inversión al cuarto mes.
La clave del éxito en estos procesos, es un buen trabajo en equipo con el cliente, tener un buen alcance definido, ser claro y coherente con lo que se quiere, los usuarios debe estar abiertos a la optimización de procesos y a los cambios para mejorar.
3. Establece un cronograma
Debes ser consciente que sistematizar procesos requiere de tiempo y trabajo, lo primero que se debe hacer es definir que buscas, como funciona el proceso actualmente y como quieres que funcione, sin dejar de lado las personas y roles que intervienen.
Si en caso extremo, solo cuentas con una semana para sistematizar tu proceso lo que recomendamos es implementar soluciones básicas como el uso de excel o sistemas del mercado como solución temporal y en forma paralela ejecutar el proceso formal de definir, planear e iniciar tu proyecto con su respectiva gestión.
Si tu modelo de negocio esta en constante cambio al ser un MBP (https://medium.com/@ashera/qu%C3%A9-es-un-mbp-y-por-qu%C3%A9-deber%C3%ADamos-empezar-por-ac%C3%A1-b5324eeb0de7) o por factores externos, en Savne SAS cuentas con equipos de desarrollo dedicado que te acompañaran en tu cambiante camino.
Conclusión
No tengas miedo a la sistematización de procesos, es un camino de mejora y autoevaluación, en el mundo digital encontraras nuevas formas para mejorar y hacer crecer tu negocio.
Escrito por
Oscar Ricardo Sánchez Gutierréz
Programador de vocación
CEO Savne SAS
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