¿Es necesario sistematizar mi empresa?

Esta es una pregunta recurrente para todos aquellos que dirigen empresa, son emprendedores o están trabajando en una nueva idea, tan común que en Savne SAS nos preguntamos a diario:

¿Qué nuevos procesos debemos comenzar a sistematizar y en que grado?

Debemos empezar por reconocer que no es una pregunta fácil y que la respuesta dependerá del análisis que hagas del proceso.

Las preguntas iniciales que nos debemos hacer son:

• ¿Es un proceso en constante crecimiento?
• ¿Es un proceso importante?
• ¿Es un proceso repetitivo?
• ¿Un fallo en este proceso genera grandes problemas?
• ¿Cada vez debes agregar más personal para cumplir con tiempos?
• ¿Requiere reprocesamiento de información?

Si respondiste sí a la mayoría, es momento de sistematizar, siguiendo los siguientes pasos:

1. Identifica el tipo proceso al que corresponde el proceso a sistematizar

Debemos clasificar nuestro proceso en uno de estos tres tipos:

• Procesos de la empresa.
• Procesos del sector.
• Procesos estándar.

Si el proceso a sistematizar se encuentra en la línea de Procesos de la empresa significa que esta prácticamente en el corazón de tu negocio, y son estos procesos los que te darán la ventaja o desventaja sobre tu competencia, por eso requieren de un alto nivel de INNOVACIÓN. Para ellos se recomienda usar soluciones de software a la medida, bajo la premisa que el software se adaptara a tus procesos y no tu al software.

La sistematización de estos procesos te daran ventajas sobre tu competencia como:

• Mayor velocidad de respuesta.
• Menor riesgo de error.
• Evitar tareas repetitivas y tediosas.
• Servicio especializado.
• Enfocar tus recursos en el área comercial, de calidad e innovación.

En Savne SAS te asignamos un jefe de proyectos el cual te hará la planeación y gestión de tu proyecto para cumplir con lo esperado.

Si el proceso que quieres sistematizar se encuentra dentro de los procesos del sector o procesos estándar, lo más probable es que en el mercado ya existan soluciones de software lo cual tiene tanto ventajas como desventajas.

Ventajas:

1. Es software listo para usar, que en la mayoría de casos requiere de poco tiempo para su implementación.
2. Te adaptaras a procesos que ya han sido probados en otras empresas, lo cual hará que mejores tus propios procesos.
3. Normalmente se actualizan de forma periódica.

Desventajas:

1. Te adaptaras a procesos diseñados para funcionar en múltiples empresas, esto puede provocar que tus procesos se vuelvan menos ágiles y que TU empresa deba adaptarse a la forma en que las otras empresas trabajan.
2. Es probable que no puedas solicitar modificaciones de lógica o nuevos módulos, por lo que deberás buscar nuevas formas para lograr lo que deseas.
3. Asegúrate de que en caso de abandonar el software podrás descargar tu información.
4. Pregunta en caso de que la empresa cierre ¿qué pasara con el sistema?

2. Define tu presupuesto

Debes tener claro que la sistematización es una inversión y no un gasto, normalmente el retorno de tu inversión se refleja en la reducción de costos a corto o mediano plazo y en el crecimiento de tu empresa, al estar más organizada y enfocar tus recursos a procesos más importantes.

Sin embargo, esto no lo hace el sistema por si solo, es una mezcla entre un buen sistema, un buen uso del mismo y un modelo de negocio bien definido. Aquí un caso de éxito:

• Nuestro cliente un e-commerce importante en el país comenzó a facturar electrónicamente, para ello debió asignar una persona para transcribir a su sistema contable los pedidos realizados en su e-commerce, con el tiempo esta tarea absorbió por completo al primer empleado y debieron agregar dos personas más a tiempo completo y fines de semana. Al darse cuenta que el proceso se les salia de las manos decidieron invertir con Savne SAS en una solución a la medida de APIS inteligente. Logramos que solo se necesitara una persona para controlar el doble de facturación y los dos nuevos empleados se reasignaran a tareas de servicio al cliente y venta recuperando su inversión al cuarto mes.

La clave del éxito en estos procesos, es un buen trabajo en equipo con el cliente, tener un buen alcance definido, ser claro y coherente con lo que se quiere, los usuarios debe estar abiertos a la optimización de procesos y a los cambios para mejorar.

3. Establece un cronograma

Debes ser consciente que sistematizar procesos requiere de tiempo y trabajo, lo primero que se debe hacer es definir que buscas, como funciona el proceso actualmente y como quieres que funcione, sin dejar de lado las personas y roles que intervienen.

Si en caso extremo, solo cuentas con una semana para sistematizar tu proceso lo que recomendamos es implementar soluciones básicas como el uso de excel o sistemas del mercado como solución temporal y en forma paralela ejecutar el proceso formal de definir, planear e iniciar tu proyecto con su respectiva gestión.

Si tu modelo de negocio esta en constante cambio al ser un MBP (https://medium.com/@ashera/qu%C3%A9-es-un-mbp-y-por-qu%C3%A9-deber%C3%ADamos-empezar-por-ac%C3%A1-b5324eeb0de7) o por factores externos, en Savne SAS cuentas con equipos de desarrollo dedicado que te acompañaran en tu cambiante camino.

Conclusión

No tengas miedo a la sistematización de procesos, es un camino de mejora y autoevaluación, en el mundo digital encontraras nuevas formas para mejorar y hacer crecer tu negocio.

Escrito por
Oscar Ricardo Sánchez Gutierréz
Programador de vocación
CEO Savne SAS

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